İş Hayatında Etkili Geri Bildirim Teknikleri

Hiç yaptığınız bir işin gerçekten fark edilip edilmediğini merak ettiniz mi? Ya da bir projede çaba gösterdiğiniz hâlde hangi noktaları geliştirmeniz gerektiğini bilmeden ilerlemek zorunda kaldınız mı? İşte iş hayatında çok duyduğumuz “feedback” yani geri bildirim tam da bu noktada devreye giriyor.

Geri bildirim sadece eksikleri göstermek için değil; güçlü yönlerinizi de pekiştirip gelişiminize yön vermek için gerçek bir araç, kişisel gelişimin ise pusulasıdır.

Liderlik ve yönetim üzerine yazdığı kitaplarla ün kazanan Dr. Ken Blanchard, “Geri bildirim şampiyonların kahvaltısı gibidir.” derken; geri bildirimin bireyleri motive eden, performansı artıran ve öğrenmeyi hızlandıran temel bir besin kaynağı olduğunu anlatmak ister.Bu basit ama güçlü cümle iş hayatında geri bildirimin ne kadar önemli olduğunu özetler. Tıpkı kahvaltının bize gün boyunca enerji ve yön verirken vücudumuzu beslemesi gibi, geri bildirim de profesyonel gelişimimizi destekler, güçlü yönlerimizi pekiştirir ve eksiklerimizi fark etmemizi sağlar.

Başarılı bireyler ve ekipler geri bildirimi sürekli gelişimlerinin temel yakıtı olarak görürler. Doğru niyete sahip olup mesajı uygun şekilde ilettiğimizde geri bildirim bir hediye gibidir; kör noktalarımızı görmemize, iyileştirmemize ve büyümemize yardımcı olur.

Peki, geri bildirimi etkili ve yapıcı bir şekilde vermek için hangi yöntemleri kullanabiliriz? Hadi hep birlikte bunları inceleyelim.

Etkili Geri Bildirim Verme Teknikleri

1.Sandviç Tekniği

Bu teknik, olumsuz veya geliştirilmesi gereken bir geri bildirimi, iki olumlu geri bildirimin arasına yerleştirir. Bu sayede geri bildirim alan kişinin motivasyonu korunur ve savunmaya geçmesi engellenir. Biz buna tatlı dil yılanı deliğinden çıkarır da diyebiliriz. 😊

Olumlu Yorum: Önce, kişinin iyi yaptığı bir şeyi belirtin.

Geliştirilmesi Gereken Alan: Daha sonra, odaklanılması gereken konuyu nazikçe ifade edin. Sorunu değil, davranışı hedef alın.

Olumlu Yorum: Son olarak, tekrar olumlu bir notla bitirin.

Örnek: “Eğitim raporun çok düzenli hazırlanmış, tablolar ve açıklamaları anlaşılır. Sonuna eğitim alanındaki görselleri de eklersen çok daha etkili olur. Zamanında teslim etmen de harika olmuş.”

2.Durum-Davranış-Etki (SBI) Tekniği

Bu teknik, geri bildirimi somut ve spesifik hale getirir. Ne hakkında konuşulduğunu netleştirerek yanlış anlaşılmaları önler.

Durum (Situation): Geri bildirimi verdiğiniz durumu veya olayı net bir şekilde tanımlayın. Nerede ve ne zaman olduğunu belirtin.

Davranış (Behavior): Kişinin yaptığı spesifik davranışı, yargılamadan ve genelleme yapmadan objektif bir şekilde açıklayın.

Etki (Impact): Bu davranışın sizde veya başkalarında yarattığı etkiyi anlatın. Ne hissettirdiğini veya ne gibi bir sonuca yol açtığını belirtin.

Örnek: “Dünkü toplantıda (durum), sunum sırasında sözümü kesmen (davranış), bazı katılımcıların kendini ifade etmesini zorlaştırdı (etki).”

3. “Ben” Dili Kullanmak

“Ben” dili, geri bildirim verirken karşı tarafı suçlamadan, kendi duygu ve gözlemlerimizi ifade etme yöntemidir. Bu yaklaşım, iletişimi daha yapıcı ve güvenli hâle getirir.Buradaki amaç kişiyi savunmaya geçirmeden davranışın etkisini göstermek ve çözüm odaklı konuşmak olmalıdır. Örneğin  “Toplantıya zamanında başlamadığında kendimi hazırlıksız hissediyorum ve programı yetiştirmekte zorlanıyorum. Bundan sonra zamanında başlarsak daha verimli ilerleyebiliriz.” gibi cümleler iletişimi yumuşatır,çözüme götürür.

4.Anında ve Spesifik Geri Bildirim

Geri bildirimi olayın üzerinden çok zaman geçmeden, davranış hâlâ tazeyken vermektir. Böylece kişi neyi doğru ya da yanlış yaptığını net bir şekilde görür ve hemen aksiyon alabilir. “Spesifik” olması da geri bildirimin genel değil, somut bir davranışa ya da olaya dayanması demektir.Bu yaklaşım hem etkili öğrenmeyi sağlar hem de belirsizliği ortadan kaldırır. “İşin güzel olmuş” gibi genel bir ifade yerine, “Sunumdaki grafiklerin anlaşılır ve renkliydi” gibi belirli ifadeler kullanılır. Başka bir örnek  “Bugünkü müşteri toplantısında soruları net ve sakin bir şekilde yanıtlaman gerçekten etkiliydi. Bu tutumun, müşterinin güven duymasını sağladı.”

5. 360 Derece Geri Bildirim

360 derece geri bildirim, bir çalışanın performansını sadece yöneticisinden değil; ekip arkadaşlarından, astlarından, diğer departmanlardan ve bazen müşterilerden bile aldığı çok yönlü değerlendirmelerle ölçen bir sistemdir. Yani tek bir bakış açısından değil, “360 derece” çevresindeki tüm paydaşlardan görüş alınır. Amaç, kişinin güçlü yönlerini ve gelişim alanlarını daha objektif ve kapsamlı görmektir.

6. Feedforward Yaklaşımı

Feedforward yaklaşımı, geçmiş performansa odaklanmak yerine gelecekte nasıl daha iyi olunabileceğine odaklanan bir geri bildirim tekniğidir. Klasik geri bildirimde “şu hatayı yaptın” gibi geçmiş davranışlar ele alınırken, feedforward’da “bir dahaki sefere şöyle yaparsan daha etkili olur” gibi öneriler sunulur. Bu yaklaşım, özellikle motivasyonu korumak ve gelişime odaklanmak için kullanılır.

• Feedback (Geri Bildirim): Geçmiş davranış → “Sunumunda çok hızlı konuştun.”
• Feedforward: Gelecek davranış → “Bir sonraki sunumda daha yavaş konuşursan mesajın daha net anlaşılır.”

Sonuç: Geri Bildirim Kültürünü Benimseyin

Geri bildirim vermek, iş hayatında sadece bir formalite değil, aynı zamanda ekip içi iletişimin ve kişisel gelişimin temel taşıdır. Etkili geri bildirim tekniklerini kullanmak, çalışanların güçlü yönlerini pekiştirirken gelişim alanlarını da net bir şekilde ortaya koyar. Sandviç yöntemi, SBI yaklaşımı, “Ben” dili ve anında, spesifik geri bildirim gibi yöntemler, mesajın hem anlaşılır hem de yapıcı olmasını sağlar. 360 derece geri bildirim ve feedforward yaklaşımları ise farklı bakış açılarıyla kişisel ve profesyonel gelişimi destekler. Düzenli ve zamanında yapılan geri bildirim, motivasyonu artırır ve ekip içindeki güven ortamını güçlendirir.