Personel Özlük Dosyası

Personel özlük dosyası; işyerlerinde çalışmaya başlayan kişinin işe alım aşamasından başlayarak, çalışanın işyerinde kaldığı süre boyunca, çalışanla ilgili her türlü bilgi, belge ve dokümanın kayıt altına alındığı, resmî belgelerden oluşan, işyeri tarafından hazırlanan ve işyerinde muhafaza edilmesi gereken bir dosyadır.

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75'inci maddesinde personel özlük dosyası;

"İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."

4857 sayılı İş kanununda belirtilen işyerinde özlük dosyasının oluşturulmasının amacı nedir?

Aşağıdaki konularla ilgili tüm bilgi ve belgelerin özlük dosyasında muhafaza edilmesi, çalışanla ilgili herhangi bir inceleme istenildiğinde yetkili kişilere göstermek üzere özlük dosyası oluşturulur.

Özlük Dosyasına Konulması Gereken Bilgi Ve Belgeler

• Çalışanın kimlik bilgileri,

• Maaş bilgisi,

• İş ve görev değişikliği yazıları,

• Yıllık izin ve diğer izinlerin bilgileri,

• İş kazası tutanakları,

• Çalışma disiplini ile ilgili tebliğler,

• İkazlar, İhtarlar, tutanaklar ve diğer belgeler,

• Sağlık durumunu / Engellilik durumu gösterir belgeler,

• İşyerinde veya dışında görmüş olduğu tüm eğitimler,

• Eğitim notları, sınavlar, dokümanlar,

• Çalışana teslim edilen kkd❜ler (Kişisel koruyucu donanımlar),

• Sertifikalar, diplomalar, yeterlilik belgeleri,

• Doğum raporu ve ilgili izin talep belgeleri,

• İş Sözleşmesi ve eki niteliğindeki diğer tüm belgeler,

...vs, yukarıdakiler gibi benzer bir çok doküman muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Personel özlük dosyası oluşturulması genellikle işyerlerinin Personel/İK departmanları tarafından hazırlanıp, yönetilir. Bu departman dosyada bulunması gereken bilgi ve belgelerin eksiksiz olması, gizli ve güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi, yasal mevzuatlara göre uygun olarak yönetilmesinden de sorumludur.

Özlük dosyası düzenlememe/tutmama idari para cezası 2025 yılı itibarıyla 21.213 TL'dir.

Yazarımız İnsan Kaynakları Kıdemli Müdürü Sedat Binici tarafından hazırlanmıştır.