Oryantasyon mu Onboarding mi? İşe Uyum Sürecindeki İnce Farklar

Birçok mülakata girip, çeşitli aşamalardan geçip işe kabul edildiniz. Bu zorlu süreç hem heyecanlı hem de yorucu bir şekilde tamamlandı. İstenilen işe giriş evraklarını tamamladınız ve İnsan Kaynakları (İK) bölümüne teslim ettiniz. Karşılıklı görüşüp işe başlama tarihine karar verdiniz.

Ve o gün geldi.

Yeni bir işe başlamak, yeni insanlarla tanışmak, iş kültürüne uyum sağlamak birçok insan için hem heyecan verici hem de stres unsuru olarak görülür. Bu güzel olduğu kadar kolay olmayan bir süreç bazen tatsız deneyimlere dönüşür. Bu süreç ne kadar başarılı olursa işe yeni başlayan çalışanların motivasyonu da o derece yüksek olur. Yüksek motivasyon ise beraberinde çalışma verimliliğini getirir.

Bu süreçte işverenler çalışanların ilk iş gününü daha rahat ve sakin atlatabilmeleri için iki önemli kritik sürece dikkat etmelidir: Oryantasyon ve Onboarding.

Bu iki kavram zaman zaman birbirlerinin yerine kullanılır. Bu yüzden aradaki önemli farklar gözden kaçabilir. İşe uyum sürecinde oryantasyon ve onboarding kavramlarını anlamak hem İK'nın doğru yönlendirilmesine hem de çalışanların yeni iş ortamına adaptasyonunu kolaylaştırır.

Oryantasyon ve onboarding, yeni bir çalışanın şirkete uyumu için kullanılan iki farklı süreçtir. Çoğu zaman birbiriyle karıştırılsalar da, aralarında temel farklar bulunur. Oryantasyon kısa süreli ve bilgilendirici bir etkinlikken, onboarding çok daha uzun vadeli ve kapsamlı bir stratejidir.

Gelin hep birlikte bu iki kavramı 9 madde de karşılaştırarak farkları anlamaya çalışalım.

1. Onboarding'in Türkçe kelime anlamı “işe başlatma” ya da “işe alım süreci” anlamlarına gelir. Oryantasyon’un Türkçe kelime anlamı “yönlendirme” ya da “kılavuzluk etmek” anlamına gelir.
2. Onboarding bir kurumun işe alım yolculuğunu tamamını ifade eder.(Teklifte bulunulan andan, çalışanın işi üzerine üretmeye başladığı ana kadar geçen süre) Kurum kültürü ve politikaları, iş süreçlerini kapsar. Oryantasyon yeni işe alınan çalışanların kuruma, kurumun organizasyonuna, pozisyonlarına, iş süreçlerine, rol ve sorumluluklarına uyum sağlamalarını kolaylaştırmak için yapılır.
3. Onboarding yeni işe alınanların, yetkin çalışanlara dönüşmesine fırsat sağlayan etkinlik, rehberlik ve eğitimlerden oluşur (Oryantasyon da bu sürece dahildir). İşe yeni alınanlar için oryantasyon, yeni çalışanların şirketinizle tanıştığı tek seferlik bir eğitimdir. Daha geneldir.
4. Onboarding bir yıla kadar uzayan bir süreçtir. (30,60 ve 90 gün sonunda ilk değerlendirme yapılır) Oryantasyon kurum politikasına göre saat, bir gün ya da bir hafta sürebilir.
5. Onboarding işbaşı eğitimi, en iyi uygulamaları (best practices) ve şirket politikaları gibi konuları kapsar. Oryantasyon, yeni çalışana kurumun kuruluş yolculuğu, organizasyonel yapısı, iştirakleri, iş süreçleri ve ekip dinamikleri hakkında bilgi verir.
6. Onboarding bireysel yaklaşım benimser. Kişiye yönelik eğitimler düzenlenir. Oryantasyon eğitimleri genellikle grup halinde gerçekleştirilir.
7. Onboarding uzun vadelidir. Çalışanın performansını, işin kalitesini ve uzun vadede verimliği ve getirisini hedefler. Oryantasyon, çalışanların fiziksel ve duygusal olarak yeni ortama adaptasyonu ve işyeri eğitimlerine hazırlanmasını hedefler. 
8. Onboarding sürecinde yeni işe başlayan çalışana mentor ya da buddy ataması yapılabilir. Oryantasyonda yeni işe başlayan çalışanlar, eğitimden sorumlu uzmanlar ya da şefler tarafından bilgilendirilir.
9. Onboarding sürecinde İK dışında yöneticilerin, farklı departmanların, takımlardaki çalışanların da sorumluluğu vardır. Oryantasyon İK birimi sorumluluğundadır. Kurumlar da Eğitim Birimi var ise bu sorumluluk Eğitim Birimi’ne aittir.

Görüldüğü gibi işe yeni başlayanların ilk durağı oryantasyondur. Onboarding ise çalışanı uzun vadeli bir yolculuğa çıkararak, kurumun çalışma kültürünü, yapılacak işi, işin niteliğini ve sınırlarını, ekibini tanımayı ve uyum sağlamayı amaçlar. Etkili bir oryantasyon süreci yeni çalışanların organizasyona daha çabuk adapte olmalarını ve işlerini daha iyi anlamalarını sağlar. Onboarding sürecine güven ve bağlılık yaratarak destekler, belirsizliği giderir ve temel bilgileri verir. Aidiyet duygusunun ilk tohumlarını oryantasyon ile atmak uzun vadeli bağlılık için kritik öneme sahiptir. Başarılı bir onboarding süreci ise, çalışan memnuniyeti ve motivasyonunu arttırarak uzun vadede çalışanların elde tutulmasını sağlamanın en iyi yoludur.

Her ikisi de İnsan Kaynakları için oldukça önemlidir. İK için oryantasyon ve onboarding, sadece birer idari görev değil, aynı zamanda şirketin başarısını, çalışan bağlılığını ve rekabet gücünü doğrudan etkileyen önemli araçlardır. Bu süreçlere yapılan yatırım, uzun vadede insan sermayesinin korunmasını ve geliştirilmesini sağlar. Bu iki altın süreç çalışanlar için önemli bir deneyim yaratırken; şirketler için beraberinde sürdürülebilir başarıyı getirir.